W tekście nie powinny występować wielokrotne spacje. Klawisza spacji używamy do oddzielenia od siebie dwóch wyrazów, a nie do wyrównywania tekstu.
W tekście nie powinny występować wielokrotne tabulatory służące do wyrównania tekstu. Można natomiast użyć tabulatora o zmiennym skoku
Pojedynczy akapit kończymy zawszę naciśnięciem klawisza enter. Odstępy między poszczególnymi akapitami powinny być większe niż interlinia (odstępy pomiędzy liniami tekstu), ale nigdy nie powiększamy tych odstępów wstawiając np. kilkanaście spacji czy też pusty akapit.
Jeżeli musimy zakończyć linię tekstu (ale nie akapit) używamy do tego skrótu klawiszowego Shift + Enter
Przed znakiem interpunkcyjnym: kropką, przecinkiem, średnikiem, dwukropkiem, wykrzyknikiem i znakiem zapytania nie wstawiaj spacji, umieszczaj ją natomiast zawsze po znaku interpunkcyjnym
Należy unikać zostawiania spójników na końcu linii tekstu, aby przenieść taki spójnik do nowej linni możesz użyć tzw. twardej spacji. Uzyskasz ją naciskając skrót klawiszowy SHIFT+CTRL+SPACJA
Nową stronę uzyskasz naciskając skrót klawiszowy CTRL+ENTER
Zasady redagowania tekstu:
Pamiętaj o podziale tekstu na akapity. Akapit to fragment tekstu stanowiący logiczną całość
Nie używaj zbyt dużej liczby różnych krojów czcionek. Wyróżnienia zaciemniają obraz, zamiast zwracać uwagę czytelnika. Staraj się nie stosować więcej niż trzy kroje czcionki w jednym dokumencie. Efekt wyróżnienia osiągniesz, używając do tytułów czcionek bezszeryfowych (np. Arial), zaś do tekstu zwykłego czcionek szeryfowych (np. Times New Roman, Georgia, bo posiada charakterystyczne, poszerzone zakończenia kresek w literze tzw. szeryfy). Ułatwiają one czytanie tekstu.
Nie pozostawiaj na końcu linii wyrazów jednoliterowych np. „i”, z”, „w”.
Spacja służy tylko do wstawiania pojedynczych odstępów między znakami i wyrazami.
Spację wstawiaj po znakach interpunkcyjnych, nie przed nimi.
Nie wstawiaj spacji przed znakami interpunkcyjnymi, pomiędzy nawiasem i wyrazem, pomiędzy znakiem cudzysłowu i wyrazem.
Jeśli nie chcesz, aby w określonym miejscu tekst został rozdzielony, używaj „twardej spacji” (Ctrl + Shift + Spacja). W tekście i na wydruku wygląda tak, jak spacja zwykła. Tworzenie rozbudowanych dokumentów tekstowych Bożena Marcjan-Data 2
Nie rozdzielaj imienia i nazwiska pomiędzy sąsiadujące wiersze. Używaj wówczas „twardej spacji”.
Naciśnięcie klawisza Enter służy tylko do kończenia akapitu – nie naciskaj go na końcu każdej linii.
Nie pozwól, aby na stronie znajdowała się tylko jedna linia.
Aby wymusić koniec strony w danym miejscu zastosuj twardy koniec strony. W tym celu naciśnij Ctrl + Enter .
Aby przejść do nowej linii bez zakończenia akapitu zastosuj „miękki Enter” czyli kombinację klawiszy Shift +Enter.
Nie umieszczaj zbyt wielu znaków na jednej stronie (na stronie A4 nie powinno znajdować się więcej niż 1800-2000 znaków).
Odległość (interlinia) między akapitami powinna być większa niż pomiędzy wierszami. Odstęp między wierszami nazywa się interlinią. W edytorze definiowany jest jako właściwość akapitu. Stosowanie odpowiednich interlinii powoduję, że strona jest mniej zaczerniona. Nie odpycha swoim wyglądem i tekst z dużymi odstępami pomiędzy wierszami łatwiej się czyta.
Pozostawiaj w tekście duże, symetryczne marginesy, gdyż ułatwiają one czytanie.
Pierwsza strona tekstu nie powinna mieć numeru.
Tytułów nie kończ kropką.
Liczebniki występujące w tekście pisz słownie. Pisz: dwie szkoły, czterech uczniów, trzecia klasa itp.
Stosuj jedynie skróty ogólnie przyjęte i nie budzące wątpliwości. Do takich między innymi należą: br. (bieżącego roku), cd. (ciąg dalszy), ds. (do spraw), itd. (i tak dalej), itp. (i tym podobne), jw. (jak wyżej), m.in. (między Tworzenie rozbudowanych dokumentów tekstowych Bożena Marcjan-Data 3 innymi), np. (na przykład), nr (numer), pt. (pod tytułem), tj. (to jest), tzn. (to znaczy), tzw. (tak zwane). Ale już nie wg (według).
Nie nadużywaj wielkich liter. Wielkimi literami piszemy pełne nazwy własne urzędów, instytucji, organizacji. Jednak jeżeli nazwy te występują jako wyrazy pospolite, piszemy je małą literą. Małą litera piszemy również tytuły naukowe i zawodowe (np.: inżynier, doktor, profesor) oraz nazwy godności czy stanowisk, np.: minister, dyrektor, burmistrz, kurator.
